Дарья Фокина - Юрист, Лидер направления ЛигалТех юридической фирмы «Томашевская и партнеры».
С началом пандемии многие юридические отделы столкнулись с трудностью извлечения и управления данными из договоров. Бизнес неотделим от контрактной деятельности и от юристов требовалось быстро выявлять риски и последствия неисполнения контрактов. Исследования показали, что большинство компаний (80 %) в мире не знают условия заключенных ими договоров. Даже если договоры хранятся в электронном виде, в 53 % случаев файлы не позволяют легко и быстро найти в них информацию.
1. CLM, тенденции
Управление жизненным циклом контрактов (CLM) — это процесс цифрового управления договорами с клиентами, поставщиками, партнерами или сотрудниками на каждом этапе. Цель CLM - оцифровать и автоматизировать договорной процесс для повышения эффективности и улучшения взаимодействия сторон.
В настоящее время нет единого подхода к этапам жизненного цикла контракта. Наиболее широкий подход и используемые решения описаны ниже.
CLM включает в себя следующие этапы:
- Запрос контракта: включает переговоры сторон до заключения контракта, обсуждение условий и запрос формы договора.
Ускорить заполнение и подготовку формы договора помогают стандартизированные шаблоны компании либо конструктор документов в сочетании с этими шаблонами, и система электронного документооборота с функционалом заполнения договора, отправки заполненной формы согласующим лицам, отслеживания статуса запросов.
- Согласование: стороны должны иметь возможность быстро отслеживать изменения, комментарии и версии договора перед подписанием. В противном случае процесс согласования затягивается, что влечет денежные потери бизнеса.
- Одобрение: в малых компаниях юрист может самостоятельно управлять этим процессом, тогда как в крупных компаниях потребуется участие нескольких отделов или подразделений. Системы электронного документооборота позволяют эффективно отслеживать стадии согласования и одобрения договора.
- Подписание: всё чаще происходит в электронной форме, что позволяет отказаться от бумажного документооборота.
- Хранение: должно быть организованно упорядоченно, с удобными навигацией и поиском, в одном защищенном хранилище, интегрированном в систему управления жизненным циклом контрактов.
- Ведение документации: в случае дополнения договора актами, протоколами и иными документами, все они должны храниться централизованно с возможностью быстрого поиска.
- Поиск и извлечение информации: напрямую зависит от качества организации хранения документации. Без перевода документов в цифровой формат сложно обеспечить быстрый поиск, фильтрацию данных и анализ рисков.
- Аудит и отчетность: наименее развитая часть CLM. Отсутствие автоматизации в извлечении аналитических данных не позволяет эффективно отслеживать статистику исполнения договорных обязательств.
- Пролонгация и расторжение: при решении о пролонгации или расторжении контракта анализ его положений и исполнения играет ключевую роль. Быстрый доступ к информации, данные о статистике исполнения контрактов позволяют бизнесу принимать обоснованные и оперативные решения.
С учетом необходимости импортозамещения, важно отметить, что в России пока нет единого готового решения по управлению жизненным циклом договора. В то время как за рубежом более 100 поставщиков CLM-решений, автоматизирующих один, несколько или все этапы, уже представлены на рынке. По данным компании InnoLaw Group, 54 % иностранных компаний уже используют системы CLM. 67% компаний, не применяющих эти системы, находятся в поиске подходящего варианта для внедрения.
В России некоторые крупные компании, такие как СИБУР и Газпром нефть, уже выделили контрактных менеджеров для управления жизненным циклом договора. Ростелеком, Группа Черкизово разрабатывают собственные решения для договорной работы как самостоятельно, так и с привлечением подрядчиков. Крупные поставщики ЛигалТех-решений (например, ПравоТех, Мегафон) также работают над созданием CLM-решений, охватывающих все этапы управления жизненным циклом контракта. Большинство юридических отделов увеличивают расходы на автоматизацию, и 52 % из них планируют инвестировать в контрактный менеджмент в ближайшие 12 месяцев.
Таким образом, наблюдается рост потребности в отечественных CLM-решениях, которые, в отличие от систем электронного документооборота, позволят использовать динамические маршруты согласования договоров, совместно работать сторонам сделки в едином пространстве и отслеживать изменения, согласования и одобрения документов.
2. CLM – решения и искусственный интеллект, тенденции
Учитывая повышенный интерес пользователей к технологическим решениям на основе искусственного интеллекта, следует подчеркнуть, что наибольшую пользу в договорной работе он приносит при наличии CLM - инфраструктуры и эффективной автоматизации процессов. Основной мотивацией бизнеса при поиске и внедренaии подобных решений является стремление ускорить и повысить эффективность выполнения задач. Например, до подписания договора искусственный интеллект способен обеспечить быстрый анализ текста, упорядочивание метаданных, выявление повторяющихся действий и аномалий, а также предложить проекты документов. После подписания он полезен при поиске и группировке больших объемов хранимых договоров, анализе и извлечении ключевых идей, построении матрицы обязательств сторон, управлении рисками и соблюдении законодательства.
Тем не менее следует помнить, что возможности искусственного интеллекта ограничены. Его точность напрямую зависит от качества и структурированности данных, на которых он обучается. Искусственный интеллект не учитывает контекст и языковые тонкости, а также юридическое обоснование для включения того или иного положения в договор, что делает необходимым перепроверку результатов его работы.
Кроме того, важно понимать, что искусственный интеллект может быть полезен только на отдельных этапах жизненного цикла контракта. Интеграция CLM - решений с искусственным интеллектом на этапе запроса контракта позволяет создавать начальные проекты документов на основе ранее использованных образцов и шаблонов. На этапах согласования и одобрения такие решения могут способствовать определению вида договора, анализу и сравнению документов, а также автоматическому внесению правок и предложений. На этапах хранения и извлечения информации искусственный интеллект помогает в поиске данных, их группировке и анализе ключевых метаданных из архивов документов с предоставлением аналитики.
Перед тем как решить, стоит ли использовать искусственный интеллект в CLM-системах, следует проанализировать ряд ключевых моментов:
- Достаточно ли эффективна текущая CLM-система компании, чтобы дополнить ее искусственным интеллектом и извлечь максимальную пользу?
- Какие дополнительные функции и характеристики необходимы для того, чтобы система могла эффективно обрабатывать и использовать получаемые данные?
- Обладает ли компания необходимыми квалифицированными ресурсами для внедрения и поддержки искусственного интеллекта в договорной работе?
- Каким образом компания будет проводить проверку извлеченных данных?
- Как будут храниться и использоваться полученные данные?
- Какое количество и какие именно данные реально нужны компании для достижения ее целей?
- Обеспечена ли в компании достаточная безопасность данных?
Только после ответа на все эти вопросы можно рассмотреть возможность использования искусственного интеллекта в качестве инструмента для усиления договорной работы и интеграции его в CLM-систему.
Стоит отметить, что из-за проблем с конфиденциальностью, безопасностью данных, точностью и качеством ответов, а также ограниченными бюджетами на внедрение, согласно исследованию некоммерческой организации World Commerce&Contracting, 60 % иностранных респондентов не применяют искусственный интеллект в контрактном менеджменте. Тем не менее, число компаний, интегрировавших искусственный интеллект в управление договорной работой, увеличилось на 25 % по сравнению с предыдущим годом.
Стремление компаний к повышению прозрачности, скорости и эффективности процессов согласования, одобрения, исполнения контрактов, а также поиска и извлечения данных, указывает на возрастающий интерес бизнеса к CLM-решениям, которые могут быть интегрированы или уже включают модули искусственного интеллекта.
3. Выводы
Подводя итог, хочется подчеркнуть, что в России компании в условиях отсутствия единой системы управления жизненным циклом контракта, внедряют технологические решения для конкретных этапов (как например, конструкторы документов, системы электронного документооборота) либо разрабатывают собственные системы для внутренних нужд. Однако крайне важно помнить, что перед тем, как внедрять технологические решения, необходимо стандартизировать и упростить процессы управления жизненным циклом контрактов. Правильное построение процессов и их автоматизация позволяет решать такие проблемы, как долгий процесс согласования, несоответствие документов локальным нормативным актам и законодательству, стратегическое планирование и принятие решений на основании данных из договоров, потеря выручки из-за несвоевременного продления контрактов, упущение