Дарья Фокина - Юрист, Лидер направления ЛигалТех юридической фирмы «Томашевская и партнеры».

В современном мире, где технологии развиваются с невероятной скоростью, автоматизация становится неотъемлемой частью многих сфер деятельности. Юридическая функция не является исключением.  

По итогам опроса, проведенного Legal Insight в 2023 году, автоматизация работы юристов в компании – одно из приоритетных направлений деятельности руководителей. Согласно исследованиям Gartner к 2025 году в трехкратном размере увеличатся затраты на автоматизацию юридических департаментов.

В этой статье мы рассмотрим пять главных преимуществ, которые может дать бизнесу автоматизация. 

1. Ускорение процессов и сокращение временных затрат

Одним из основных преимуществ автоматизации юридических процессов является ускорение процессов и сокращение времени на выполнение рутинных повторяющихся задач. Например, заполнение и согласование типовых шаблонов отнимает большое количество времени как у юридического отдела, так и у компании, которая заинтересована в быстром подписании договора и совершении сделки. Автоматизация позволяет заполнять данные автоматически в уже согласованной форме договора, что не требует прохождения процедуры согласования у юридического отдела. В таком случае количество ошибок сводится к минимуму, а получение документов для оформления сделки сокращается в 2 раза. 

Автоматизация также помогает сократить время на обработку и анализ информации, связанной с юридическими вопросами. Это особенно актуально для компаний, работающих с большим объёмом данных. 

Примерами технологических решений, помогающих ускорять процессы анализа, заполнения и согласования документов являются:

- конструкторы документов: Doc.one, Doczilla, FreshDoc, TurboContract;

- помощники в проверке и анализе договоров: embedika;

- системы документооброта: Docsvision, DreamDocs.

2. Предотвращение потерь компании, связанных с человеческим фактором

Ещё одним преимуществом автоматизации является предотвращение потерь компании, связанных с ошибками юристов. Например, ошибка юристов компании при расчётах в сумме неустойки или пропуск сроков подачи апелляционной жалобы могут повлечь финансовые потери. Системы управления задачами, уведомления в системах отслеживания судебных заседаний и настроенные калькуляторы помогли бы юристам компании отслеживать дела в автоматическом режиме, рассчитывать суммы в один клик, что минимизировало бы риски неполучения причитающихся компании выплат. 

Примерами подобных решений являются:

- системы управления проектами, такие как Case.one, Jeffit;

- чат-бот для ведения судебных дел: InfoCourt;

- системы учета судебных дел: Учет судебных дел.

3. Прозрачность деятельности юридического департамента 

Системы управления задачами и учёта времени позволяют отслеживать загрузку сотрудников во избежание перегрузки одних и недостаточной занятости других. Это помогает организовать стабильную работу юридической службы путём контроля сроков и получения отчётности о занятости из систем. 

Также автоматизация позволяет повысить прозрачность работы юридической службы. Руководители могут получать информацию о выполнении задач сотрудниками, а также анализировать эффективность работы каждого сотрудника. Это может помочь выявить слабые места в работе юридической службы и принять меры по их устранению. 

Решить задачи отслеживания загрузки и повышения прозрачности юридической службы помогут системы управления юридическим департаментом, например, Lexia, А2.Тайм.

4. Формирование базы данных по судебным делам, договорам, иным документам

Не менее важным преимуществом автоматизации является формирование базы данных по судебным делам, договорам и другим документам. Посредством аналитики истории претензий и судебных дел с контрагентом бизнес может повысить качество сделок (пересмотреть условия контрактов, взаимодействия с контрагентом). 

Анализ данных также позволяет выявить тенденции и закономерности в юридической практике компании. Это может быть полезно для прогнозирования будущих судебных разбирательств и принятия соответствующих мер по минимизированию последствий. 

Например, для анализа деятельности контрагента можно воспользоваться сервисами проверки контрагентов: СПАРК, Контур. Фокус, а для учета истории судебных разбирательств системой учета дел юриста с выгрузкой отчетов, к примеру, XSUD.5. Сокращение затрат 

Сотрудники могут выполнять больше задач в более короткие сроки и с меньшими затратами. Например, внедрение конструктора документов при большом потоке типовых документов может сократить временные затраты на формирование документов до 30%, а электронный документооборот — затраты на обмен бумажными экземплярами. 

Таким образом, автоматизация юридических процессов является эффективным инструментом для повышения эффективности работы компании и оптимизации затрат. Внедрение технологических решений позволит обеспечить эффективное функционирование юридического отдела и повысить качество обслуживания клиентов, а бизнесу - сосредоточиться на стратегических задачах, оставив рутинную работу автоматизированным системам.